KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

Bu aydınlatma metni; Lexapel hizmetini (lexapel.com) sunan SmartIO Bilişim Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti.(“Şirket”, “veri sorumlusu”) tarafından, 6698 sayılı KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca hazırlanmıştır.

• Unvan: SmartIO Bilişim Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti.
• Adres: Balcalı Mah. Güney Kampüs/5 Sk., Teknokent No:4, İç Kapı No:108, Sarıçam / Adana
• Vergi Kimlik No (VKN): 7721380182
• MERSİS No: 0772138018200001
• Telefon: 0850 308 8824
• E-posta: info@lexapel.com

2. İşlenen Kişisel Veriler

Bu metin iki ilgili kişi grubunu kapsar: kullanıcılar (hesap açan ve hizmetten yararlananlar) ve talep sahibi ziyaretçiler (hesabı olmadan sitedeki demo talebi veya iletişim formunu dolduranlar).

a) Kullanıcılar. Lexapel hizmetinden yararlanmanız kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik verileri: ad, soyad.
• İletişim verileri: e-posta adresi, telefon numarası.
• Mesleki / yetki verileri: baro ve sicil bilgisi, hukuk birimi/unvan bilgisi (hizmetin yalnızca avukatlara açık olması nedeniyle doğrulama amacıyla).
• Ödeme verileri: abonelik bedeline ilişkin ödeme işlemleri, ödeme hizmet sağlayıcısı iyzico (iyzi Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş.) tarafından işlenir. Kart numarası gibi hassas ödeme bilgileri Şirket tarafından saklanmaz; bu veriler iyzico nezdinde tutulur.
• Kullanım / işlem verileri: hesap ve oturum kayıtları, hizmet kullanım istatistikleri, log ve IP bilgisi, yüklediğiniz dosya ve oluşturduğunuz içeriklere ilişkin üst veriler.

Önemli: Yüklediğiniz dava dosyalarının dizinlenmesi (embedding) ve OCR işlemleri Türkiye'deki yerel altyapımızda gerçekleştirilir; bu adımlarda içerik dışarıya gönderilmez. Yapay zekâ üretimi (sohbet, brifing, dilekçe) için yalnız ilgili dosya pasajları şifreli kanalla, yurt dışında yerleşik bir yapay zekâ modeli sağlayıcısına iletilir. Hâlihazırda kullanılan sağlayıcı OpenAI, L.L.C. (ABD)'dir ve bu veriler model eğitiminde kullanılmaz. Bu aktarım yurt dışına aktarım niteliğindedir; ayrıntılar, sağlayıcının değişmesi hâlinde izlenecek yol ve dayandığı açık rıza için aşağıdaki §5 (Yurt Dışına Aktarım) bölümüne bakınız.

b) Talep sahibi ziyaretçiler. Sitedeki demo talebi ve iletişim formlarını doldurmanız hâlinde, hesabınız olmasa dahi aşağıdaki veriler işlenir:

• Kimlik ve iletişim verisi: ad-soyad ve e-posta adresi (zorunlu alanlar).
• Mesleki/konum verisi: demo formunda isteğe bağlı olarak yazdığınız baro ve/veya şehir bilgisi.
• Talep içeriği: iletişim formundaki konu başlığı ve serbest metin olarak yazdığınız mesaj; demo formunda isteğe bağlı olarak eklediğiniz not.

Bu formlar bir dosya/belge yükleme kanalı değildir; formlarda, müvekkil bilgisi, dosya içeriği veya evrak paylaşmamanız gerektiği uyarısı form üzerinde de gösterilir. Talebiniz bize iletildiğinde sunucu kayıtlarına adınız, e-posta adresiniz veya mesaj metniniz yazılmaz; kayıtlara yalnızca talebin türü ve uzunluğu gibi teknik bilgiler düşer.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Üyelik oluşturulması, hesabın yönetimi ve kimlik doğrulaması,
• Hizmetin yalnızca avukatlara/hukuk birimlerine sunulması için baro/sicil doğrulaması,
• Abonelik sözleşmesinin kurulması ve ifası, ödeme ve faturalandırma işlemleri,
• Hizmetin sunulması, sürdürülmesi, iyileştirilmesi ve teknik destek sağlanması,
• Güvenliğin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi ve denetim izinin tutulması,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara bilgi verilmesi,
• Demo ve iletişim taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve yanıtlanması; talep bir ürün tanıtımına ilişkinse görüşme ayarlanması,
• Açık rıza vermeniz hâlinde bilgilendirme ve tanıtım iletişimi.

4. İşlemenin Hukuki Sebepleri (KVKK md. 5)

• Sözleşmenin kurulması/ifası (md. 5/2-c): üyelik ve abonelik hizmetinin sağlanması.
• Hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç): vergi, ticaret ve elektronik ticaret mevzuatından doğan kayıt/saklama yükümlülükleri.
• Meşru menfaat (md. 5/2-f): hizmet güvenliğinin sağlanması, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi.
• Hakkın tesisi/korunması (md. 5/2-e): bir uyuşmazlık hâlinde delillerin saklanması.
• Açık rıza (md. 5/1): yalnızca zorunlu olmayan tanıtım/iletişim faaliyetleri bakımından.

Talep sahibi ziyaretçiler bakımından: demo ve iletişim formuyla ilettiğiniz veriler, meşru menfaat (md. 5/2-f) hukuki sebebine dayanılarak, yalnızca talebinizi değerlendirmek ve size dönüş yapmak amacıyla işlenir; talebiniz bir abonelik ilişkisinin kurulmasına yönelikse ayrıca md. 5/2-c (sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan doğruya ilgili olma) uygulanır. Bu veriler pazarlama listesine eklenmez ve açık rızanız olmadan tanıtım iletisi gönderilmesinde kullanılmaz.

5. Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK md. 8 ve md. 9'a uygun biçimde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Ödeme kuruluşu (iyzico): abonelik ödemelerinin güvenli biçimde tahsil edilmesi amacıyla.
• E-posta / SMTP sağlayıcısı: işlem ve bilgilendirme e-postalarının iletilmesi amacıyla.
• Barındırma / altyapı sağlayıcısı: hizmetin sunulduğu sunucu altyapısının işletilmesi amacıyla.
• Yapay zekâ modeli sağlayıcısı: yapay zekâ üretimi (sohbet, brifing, dilekçe) için yalnızca ilgili dava dosyası pasajlarının işlenmesi amacıyla. Bu hizmet için hâlihazırda OpenAI, L.L.C. (ABD) kullanılmaktadır. Alıcı ABD merkezli olduğundan aktarım yurt dışına aktarım niteliğindedir (aşağıya bakınız).
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: ilgili mevzuat uyarınca talep edilmesi hâlinde.

Yurt Dışına Aktarım (KVKK md. 9)

Yapay zekâ üretimi özellikleri (sohbet, brifing, dilekçe) yurt dışında yerleşik bir yapay zekâ modeli sağlayıcısının altyapısıyla çalıştığından, bu özellikleri kullanmanız hâlinde ilgili dava dosyası pasajları yurt dışına aktarılır. Bu aktarım, tarafınızca verilen açık rızaya dayanır (KVKK md. 9); açık rıza vermediğiniz sürece bu özellikler devreye girmez ve dosya içeriğiniz yurt dışına gönderilmez. Aktarım şifreli kanalla yapılır ve verileriniz model eğitiminde kullanılmaz. Aktarıma ilişkin uygun güvence mekanizmasının (taahhütname/uluslararası veri aktarım sözleşmesi vb.) tesis edilmesine yönelik çalışma sürdürülmekte olup, mekanizma kurulduğunda bu metin güncellenecektir.

Sağlayıcının kimliği ve değişmesi hâli. Bu metnin yayımlandığı tarihte kullanılan tek sağlayıcı OpenAI, L.L.C. (ABD)'dir. Açık rıza, niteliği gereği adı geçen alıcıya verilmiş sayılır; bu nedenle sağlayıcının değişmesi veya listeye yeni bir sağlayıcı eklenmesi hâlinde bu metin önceden güncellenir ve değişiklik size duyurulur. Kesinti ya da yedekleme amacıyla devreye girebilecek sağlayıcılar da bu metinde sayılanlarla sınırlıdır; sayılmayan bir sağlayıcıya veri gönderilmez. Sağlayıcı değişikliğini kabul etmemeniz hâlinde açık rızanızı geri alabilir, yapay zekâ üretimi özelliklerini kullanmadan hizmete devam edebilirsiniz.

6. Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı ile saklama süreleri (örn. vergi ve ticaret mevzuatı bakımından kural olarak 10 yıl) dikkate alınarak saklanır. Süre sona erdiğinde verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Demo ve iletişim formu talepleri. Bu formlarla ilettiğiniz veriler hiçbir veri tabanına kaydedilmez; talebiniz doğrudan kurumsal e-posta adresimize iletilir ve tek kalıcı kayıt bu e-posta iletisidir. İleti, talebinizin sonuçlandırılması ve olası bir uyuşmazlıkta ispat amacıyla gerekli olduğu süre boyunca ilgili posta kutusunda saklanır; amaç ortadan kalktığında silinir. Talebinizin daha erken silinmesini isterseniz info@lexapel.com adresine yazmanız yeterlidir.

7. İlgili Kişinin Hakları (KVKK md. 11)

KVKK md. 11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak;

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK md. 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

8. Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi tevsik edici bilgilerle birlikte info@lexapel.com adresine ya da Balcalı Mah. Güney Kampüs/5 Sk., Teknokent No:4, İç Kapı No:108, Sarıçam / Adanaadresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.